Pourquoi utiliser une plateforme de gestion de flotte pour vos ordinateurs ?

Entre les enjeux de sécurité, de durabilité et de maintenance, d’assignation de matériel ou encore de fin de vie des appareils, la gestion d’un parc informatique passe par de nombreuses et périlleuses missions.

Critique pour garantir une productivité efficace aux collaborateurs ainsi qu’une sérénité quant aux cybermenaces, la gestion opérée par le DSI (Directeur des Systèmes d’Information) et son équipe se doit d’être irréprochable. C’est dans ce contexte que la plateforme de gestion de flotte d’ordinateurs peut s’avérer très utile.

Dans cet article, nous explorons en détail les raisons pour lesquelles il peut-être intéressant de vous pencher sur ce type de solution !

Gestion de parc informatique : définitions

Sans grande surprise, ne nous brûlons pas les ailes et rappelons rapidement de quoi nous parlons lorsque nous évoquons un parc ou une flotte de matériel informatique.

Qu’est-ce qu’un parc informatique ?

Par flotte informatique ou parc informatique, on parle du matériel informatique que possède ou utilise/loue une entreprise pour garantir son bon fonctionnement. Cela concerne donc le matériel des dirigeants comme celui des autres collaborateurs de l’entreprise. Derrière une flotte se cache une multitude d'éléments :

• les ordinateurs,
• les tablettes,
• les smartphones,
• les serveurs.

Mais cela va plus loin qu’il n’y paraît au premier abord. Les différents périphériques sont aussi concernés :

• les imprimantes, photocopieurs et scanners,
• les outils de stockage,
• les casques bluetooth et les micros,
• les souris, claviers,
• les webcam,
• etc.

La gestion inclut également les licences des logiciels nécessaires pour les tâches quotidiennes des collaborateurs, qu'il s'agisse de suites comme Microsoft Office ou d'outils spécifiques à l'industrie, tels que les produits Adobe (Photoshop, Indesign, etc.).

Le concept de parc informatique englobe enfin des dispositifs plus spécialisés, comme les lecteurs de codes-barres dans les entrepôts, les caisses enregistreuses de nouvelle génération, les terminaux de paiement, etc. Bref : c’est large ! Sans compter que, sans en être propriétaire, la société peut intégrer les devices de ses collaborateurs dans la définition de sa flotte et son inventaire dans le cadre du BYOD (Bring Your Own Device, qu’on peut traduire par Apporter son propre matériel au travail).

Qu’entend-on par la gestion de parc informatique ?

Il va de soi que la gestion d’un parc informatique consiste à orchestrer les différentes opérations liées à autant de matériel. Cela ne se limite pas uniquement à l’acquisition de nouveau matériel quand un collaborateur rejoint l’équipe ou que le besoin de changer de machine se fait sentir. Au-delà des commandes et de la simple distribution des équipements, la gestion est une véritable toile de processus pour des enjeux divers, tels que l’attribution et le désengagement de matériel, la maintenance (mises à jour, réparations, résolutions de bugs), la sécurisation des données, le blocage des intrusions, la gestion de fin de vie des appareils et l’optimisation globale de l’environnement informatique de l’entreprise.

Si on comprend sans difficulté qu’un fossoyeur a besoin de sa pelle pour travailler, on notera par la même occasion qu’un designer 3D se retrouvera bien embêté sans sa machine et ses logiciels. En d’autres mots, le rôle du DSI et de son équipe est crucial et la gestion réussie ou non du parc informatique et des futurs besoins ont un impact plus que conséquent sur la performance générale de l’entreprise, qu’on parle d’une startup, d’une PME ou d’une ETI.

Pour quelles raisons vous devez gérer avec soin votre flotte ?

La gestion d’une flotte informatique répond, comme nous venons de le dire, à différents enjeux. Rentrons maintenant un peu plus dans le détail de ces derniers.

Sécurité et assignations du matériel

Avant toute chose, la gestion d’un parc informatique - assisté par une plateforme ou non - a pour objectif de sécuriser les appareils de l’entreprise afin de faire barrage aux différentes cybermenaces. On parle ici des tentatives de phishing, des intrusions, des virus, etc.

Une bonne gestion se chargera également des attributions et des retraits d’équipements aux collaborateurs dans les meilleurs délais. En effet, il est primordial qu’un nouveau salarié puisse travailler directement et que tout son matériel et ses accès soient prêts. Cela fait partie intégrante d’un bon processus d’onboarding. De même, lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise (offboarding), il faut s'assurer de révoquer les accès aux systèmes pour éviter toute prise de risque. Toujours d’un point de vue sécurité et réglementation, on peut noter que le recours à une plateforme de gestion d’ordinateurs représente un bel atout pour s’assurer de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Création d’une stratégie IT long terme

La mission du DSI n’est pas uniquement basée sur un principe de réaction. En tant que gestionnaire de la flotte, son rôle consiste à créer une stratégie IT sur le long terme, pour répondre aux besoins du présent avec un œil sur le futur et optimiser chaque processus.

Dans cette logique, il créera une politique de sécurité claire et mettra en place des règles bien établies pour l’achat et la revente de matériel, par exemple. Il décidera également d’externaliser ou non cette gestion et de passer par une plateforme, qu’elle soit en SAAS ou pas. Tout cela dans un seul but : aider l’entreprise et les collaborateurs à performer et atteindre leurs objectifs commerciaux.

Assurer la maintenance et l’efficacité des outils

Assurer la sécurité, permettre aux collaborateurs de travailler dès leur prise de poste, prévoir une série de règles pour faciliter la gestion quotidienne… Les enjeux sont nombreux et il en existe bien d’autres, comme celui d’assurer la maintenance des appareils. Que ce soit dans le cas d’une panne, d’une casse ou d’un bug, il faut pouvoir réagir rapidement pour limiter le manque de productivité du salarié lésé.

Pour ce faire, l’entreprise se doit d’avoir des partenaires de confiance pour la réparation ou la commande de son nouveau matériel. Ou, dans le cas d’une location avec Fleet, se rendre sur notre cockpit pour réaliser ses nouvelles commandes ou gérer ses problèmes en quelques instants.

Pour prévenir des pannes, il peut être intéressant de faire un check up régulier du matériel. Au-delà de la vérification du bon fonctionnement, le DSI prendra le soin de faire les mises à jour des outils et logiciels régulièrement.

Réduire les coûts pour l’entreprise

La gestion d'un parc informatique engendre également des coûts, bien au-delà de l'achat initial des équipements ! L’un des enjeux est bien évidemment de réduire ce poste de dépenses sans perdre en qualité d’exécution.

LES COÛTS LIÉS À LA GESTION D'UN PARC INFORMATIQUE

En plus du coût du matériel initial, différents postes de dépenses doivent retenir votre attention et celle de votre DSI :

• Le temps de main d’oeuvre pour la gestion
• La réparation du matériel
• La logistique (livraison, aller chercher les colis, etc)
• L’impact des pannes sur la productivité de vos équipes
• Le coût des assurances éventuelles liées au matériel
• etc.

On peut aisément constater que les dépenses peuvent s’accumuler rapidement sans qu’on s’en aperçoive clairement.

OPTER POUR LE LEASING POUR LIMITER LES COÛTS

Face à ce constat, on peut se demander si passer ses frais de Capex à Opex n’est pas une bonne idée, notamment pour les startups et les PME qui ont souvent besoin de plus de trésorerie pour accélérer leur croissance ! En plus de favoriser l’économie d’usage, ce changement de paradigme permet de limiter les besoins en gestion de votre flotte, puisque certains services (maintenance, assurance, gestion du cycle de vie) sont compris dans le service de location.

Chez Fleet, nous vous permettons de louer du matériel informatique (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) et du mobilier de bureau (bureau, cabines acoustiques, chaises ergonomiques, etc.) pour vous aider à améliorer votre productivité et votre croissance sans entacher votre trésorerie. En plus de mettre à disposition du matériel dernier cri contre un paiement mensuel, vous bénéficiez d’une plateforme - le Cockpit - qui vous permet de gérer vos assignations de matériel, vos commandes, vos besoins en réparations et bien d’autres choses encore !

Notre offre prévoit aussi la gestion du cycle de vie de vos appareils avec un remplacement tous les 3 ans. En aval, nous prenons en charge le reconditionnement du matériel récupéré (après suppression scrupuleuse des données), sa destruction ou son recyclage, selon ce qui est envisageable.

S’adapter aux besoins évolutifs de l’entreprise

Les entreprises évoluent rapidement et leurs besoins informatiques évoluent avec elles. Une gestion efficace du parc doit être proactive et anticiper les besoins futurs. Un nouveau type de matériel pour une nouvelle activité ? Un élargissement de la licence d’un logiciel parce qu’il va y avoir un plus grand nombre d’utilisateurs ?

L’enjeu est d’anticiper en collectant des informations auprès de la direction, qui saura donner des indications sur la direction que prend l’entreprise et sur ses besoins futurs.

Assurer la fin de vie des appareils

Dans un monde consumériste, menacé par le réchauffement climatique et les problèmes environnementaux, il est plus que vital de s’interroger sur le cycle de vie de vos équipements.

Le DSI, lorsqu’il devra se séparer de matériel, devra faire le nécessaire pour limiter son impact carbone, soit en offrant une nouvelle vie aux appareils, que ce soit par le don aux associations ou par la revente, ou par le recyclage responsable.

Permettre à vos équipes et collaborateurs de se concentrer sur leur coeur de métier

Tout ce dont nous venons de parler n’a qu’un seul but : permettre à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier, sans avoir à se soucier des préoccupations que nous venons d’évoquer.

Lorsque la gestion de la technologie est fluide et efficace, les équipes et les collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur leurs tâches principales et atteindre la productivité que leur entreprise attend.

Plateforme de gestion informatique : la solution pour vous aider à gérer efficacement votre flotte

La gestion d’une flotte informatique d’entreprise requiert donc une expertise sérieuse. Il est donc logique de s’intéresser aux outils qui permettent d’assurer cette tâche de façon efficace, à l'image des plateformes de gestion informatique ou des logiciels MDM (Mobile Device Management). Pour faire simple, il s’agit d’un outil qui permet aux gestionnaires de flotte de tout piloter à distance, à l’exception des pannes physiques, bien entendu.

Ce type de logiciel permet par exemple de :

• Faire les mises à jour ou installations à distance (antivirus, logiciels, pare-feu, système d’exploitation, etc.) sur les différents appareils,
• Vérifier l’intégrité de la sécurité du parc informatique,
• Assigner ou révoquer les accès des collaborateurs,
• Commander du nouveau matériel,
• Gérer le cycle de vie,
• Mettre en place des processus de sécurité (interdiction de visite de certains sites ou d’installation d’applications, par exemple)
• Répondre aux différentes réglementations, même dans le cadre du Bring Your Own Device !
• Etc.

Bien qu’elles puissent toutes vous aider ou presque dans la gestion quotidienne de votre parc informatique, ces plateformes sont toutes différentes et il conviendra de sélectionner celle qui répondra le plus à vos besoins. À vous d’en faire la liste et de réaliser le comparatif qui vous permettra de trancher ! Attention : certaines plateformes ne fonctionnent qu’avec un système d’exploitation (Windows, IOS, Linux) quand d’autres sont plus généralistes !

Conscient de ces enjeux, Fleet a choisi de lancer sa propre plateforme de gestion de matériel informatique, en septembre 2023, pour accompagner les entreprises dans leur quête d'une gestion de parc plus efficace et performante.

En plus de pouvoir louer votre matériel, gérer vos pannes et vos assignations, vous pourrez profiter de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Intéressé par nos services ? Découvrez-les ici !